Компенсация транспортных расходов сотрудникам: правила и порядок процедуры, размер и расчет

Содержание

Тонкости при возмещении транспортных расходов сотруднику

Компенсация транспортных расходов сотрудникам: правила и порядок процедуры, размер и расчет

Возмещение транспортных расходов сотруднику производится на предприятиях при осуществлении поездок по служебной надобности. Какими же нормами должны руководствоваться бухгалтерские работники, чтобы начисление этой компенсации было оформлено правильно, и как выглядит процедура возмещения?

Что такое компенсация и какие расходы персонала относятся к транспортным?

Приказ, заявление о компенсации и иные документы для подтверждения транспортных расходов

Учет транспортных затрат, подлежащих возмещению сотрудникам

Что такое компенсация и какие расходы персонала относятся к транспортным?

Современное ведение бизнеса предусматривает большую мобильность некоторых работников предприятия. Как правило, для того чтобы сотрудник не тратил свои средства в поездке, ему выдаются деньги под отчет. Об их расходовании он отчитывается по приезде, после чего или сдает излишек, или получает перерасход.

Получите бесплатную юридическую консультацию, задав вопрос в форме ниже!

Однако иногда обстоятельства требуют траты в поездке своих средств, например, если пришлось ехать по служебным делам без заезда к работодателю. В таком случае последний обязан впоследствии возместить понесенные сотрудником издержки — выплатить компенсацию.

Издержки, связанные с транспортом и подлежащие возмещению, таковы:

  • расходы, понесенные сотрудником при использовании принадлежащего ему транспорта;
  • расходы по оплате транспорта, взятого в аренду для служебной поездки;
  • стоимость купленных билетов для проезда в общественном транспорте, оплата такси и проч.

Если командировки носят продолжительный характер, то работодатель должен возмещать, кроме того, расходы на проживание, суточные и т. п.

Приказ, заявление о компенсации и иные документы для подтверждения транспортных расходов

Для того чтобы компенсация транспортных расходов была произведена, существуют следующие условия:

  • все траты осуществляются с ведома и согласия работодателя;
  • расходы должны быть оправданы;
  • суммы понесенных издержек должны иметь документальное подтверждение.

Последний пункт стоит внимательно рассмотреть отдельно, поскольку перечень документов может существенно разниться в разных обстоятельствах. Опишем каждую группу документов.

Локальная нормативная база работодателя по вопросам компенсации

Условия компенсации транспортных расходов сотрудникам и порядок этой процедуры в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ надлежит зафиксировать в трудовом/коллективном договоре или приложениях к указанным документам. Отдельно в трудовом/коллективном договоре следует отметить разъездной характер деятельности работника (если таковой имеет место).

Если есть необходимость, то можно сформировать отдельный документ по этому вопросу, например приказ, концепцию (положение) о порядке возмещения транспортных расходов. В нем и указать все должности, на которые распространяется компенсация, и каким путем такие средства могут быть получены.

Какие документы нужны для получения возмещения

Внимание!

Если работник использует личный автомобиль или иное транспортное средство для поездок по работе, то такие расходы разрешается возмещать из средств предприятия. Однако обоснованность расходов требуется подтвердить документально.

Обычно с таким работником заключается договор, где обосновывается необходимость в использовании принадлежащего ему автомобиля и оговариваются условия использования транспортного средства, его ремонта (если автомобиль нужен постоянно). В соглашении можно указать интенсивность использования авто и цели его применения. К договору прилагается копия ПТС.

Если поездка разовая, то сотрудник может написать заявление о компенсации транспортных расходов с просьбой возместить ему понесенные транспортные расходы с приложением всех подтверждающих документов.

Чтобы показать объем затрат на ГСМ и учесть их при налогообложении прибыли, используются путевые листы, к которым прикладываются чеки на топливо. Допускается использование путевых листов по формам собственной разработки.

СЛЕДУЕТ ОТМЕТИТЬ: ФНС РФ считает путевой лист необходимым для обоснования такого рода расходов, а Минфин РФ — необязательным. Судя по всему, компаниям в этом вопросе следует исходить из принципов целесообразности.

Какие рамки компенсации предусмотрены?

Рамки выплат оговариваются либо в договоре на использование личного автотранспорта в рабочем процессе, либо в допсоглашении к трудовому/коллективному договору.

Однако учесть в базе по налогу на прибыль полностью эти затраты не удастся, даже если будет издан отдельный приказ руководителя, так как действует правительственное постановление от 08.02.

2002 № 92, устанавливающее, что в расходах для расчета налога на прибыль можно будет учесть возмещение в размере 1 200 руб. для авто с двигателями до 2 л и 1 500 руб. для авто с двигателями, объем которых превышает 2 л.

Если компенсация окажется больше указанных величин, то в состав затрат ее включать не допускается.

Важно!

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если окажется, что автомобиль не принадлежал сотруднику предприятия на праве собственности, а возмещение им получено, налоговики при проверке обяжут работодателя учесть такие суммы в качестве доходов сотрудника и удержать с них НДФЛ и начислить взносы в страховые фонды.

Какие документы оформляются, если автомобиль арендуется у сотрудника?

Одним из видов сотрудничества с работниками, осуществляющими поездки по работе на личном автомобиле, может быть аренда такого авто. Она оформляется договором аренды, в котором арендодателем выступает работник, а арендатором — работодатель. Здесь же устанавливается арендная плата и условия использования авто.

Обычно все расходы по горюче-смазочным материалам, ремонту, техническому обслуживанию и проч. ложатся по договору на плечи арендатора. Такие затраты вполне обоснованно можно включать в базу по налогу на прибыль. Главное — чтобы наличествовали документы, подтверждающие размер произведенных расходов (письмо Минфина РФ от 15.10.2010 № 03-03-06/1/649).

Когда расходы на такси могут быть компенсированы?

Расходы на поездки в такси по служебной надобности тоже могут быть возмещены, но при выполнении следующих условий:

  • во-первых, это возмещение должно быть оговорено в колдоговоре или в отдельном положении по компенсации транспортных затрат;
  • во-вторых, понадобятся подтверждающие документы, в качестве которых могут выступать чек от таксиста и пояснительная записка сотрудника с указанием, почему именно такое средство передвижения было выбрано.

При выполнении этих условий бухгалтерия может принять соответствующие расходы к учету и уменьшить на их величину базу по налогу на прибыль.

Учет транспортных затрат, подлежащих возмещению сотрудникам

В бухучете суммы начисляемых возмещений группируются по дебету 73-го счета, служащего для расчетов с персоналом по другим операциям. Корреспондирующими счетами при этом будут «затратные» счета. Проводки будут такого рода:

Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 73 — отражаем начисление возмещения.

Выплата пособий будет проходить по кредиту счета 73: Дт 73 Кт 50 (51).

В налоговом учете отражаются все суммы возмещений кроме тех сумм, на которые превышаются нормативные показатели.

Пример

Торговый представитель ООО «Кора» Магомедов А. П. исполнял трудовые обязанности на личном автомобиле с объемом двигателя до 2 л. По действующему положению ему причитается компенсация в сумме 5 600 руб.

Записи в учете будут выглядеть так:

Дт 26 Кт 73 — 1 500 руб. — начисляем компенсацию нормативной величины;

Дт 91.2 Кт 73 — 4 100 руб. (5 600 – 1 500) — компенсация, которую нельзя принимать в налоговом учете.

Возникающее постоянное налоговое обязательство объясняется тем, что сумма затрат по бухучету выше, чем в налоговом учете. Далее следует поступить согласно нормативам ПБУ 18/02.

Дт 99 Кт 68 — 820 руб. (4100 × 20%) — показываем условный расход.

НДФЛ с сумм возмещения в данном случае не удерживается.

***

Транспортные расходы могут быть возмещены работодателем, если поездки на личном транспорте согласованы с руководством, носят обоснованный характер и подтверждены документально. В бухгалтерском учете суммы компенсаций отражаются в полной мере. В налоговом учете компенсационные выплаты учитываются в той части, которая не превышает нормативных размеров.

Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику

Компенсация транспортных расходов сотрудникам: правила и порядок процедуры, размер и расчет

1.

Какие выплаты полагаются работнику в связи с использованием личного автомобиля в служебных целях.

2. Какими документами оформляется использование личного транспорта сотрудником и выплата компенсации.

Мы живем в век скоростей, поэтому наличие автомобиля у работника – это зачастую не роскошь, а производственная необходимость. Многие сотрудники имеют разъездной характер работы (менеджеры по продажам, торговые представители, выездные специалисты по обслуживанию клиентов и т.д.), то есть результат их труда напрямую зависит от степени мобильности.

Однако не каждый работодатель имеет достаточно ресурсов, чтобы обеспечить своих работников служебным транспортом, поэтому все чаще требуются сотрудники с личным автомобилем. В этой статье предлагаю разобраться, как правильно оформить и компенсировать использование личного транспорта работнику.

А в следующей статье выясним, как учесть суммы компенсации в целях налогообложения и начисления страховых взносов.

Основания для начисления компенсации за использование личного автомобиля

В соответствии со ст. 188 ТК РФ работнику при использовании личного имущества, в том числе личного автомобиля, с согласия и в интересах работодателя предусмотрены следующие выплаты:

— компенсация за использование и износ (амортизацию) личного имущества;

— возмещение расходов, связанных с эксплуатацией личного имущества.

Компенсация за использование работником личного транспорта обычно устанавливается в твердой сумме за месяц, независимо от числа календарных дней в месяце.

Однако следует учитывать, что за периоды, когда работник фактически не исполнял свои служебные обязанности (находился в отпуске, на больничном и т.д.), компенсация не должна начисляться.

Совет!

Что касается возмещения расходов, связанных с использованием работником личного имущества в трудовой деятельности, то в случае использования личного транспорта, к таким расходам могут относится, например, затраты на бензин, мойку автомобиля, ремонт.

Согласно ТК РФ конкретные суммы компенсации и возмещения, а также условия их выплаты работнику должны быть прописаны в соглашении между работником и работодателем. Таким образом, мы вплотную подошли к вопросу документального оформления использования работником личного транспорта в служебных целях.

Для начисления работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и возмещения расходов, связанных с таким использованием, необходимы следующие документы:

1.

Локальный нормативный акт организации, согласно которому работодатель устанавливает разъездной характер работы для определенных должностей, критерии разъездного характера работы сотрудников, общие условия начисление компенсаций и возмещения расходов. Например, к таким документам могут относиться Положение о разъездном характере работы, Приказ руководителя об утверждении перечня должностей с разъездным характером работы.

Поскольку законодательство не дает определения, что такое разъездной характер работы, то работодатель должен самостоятельно установить критерии разъездного характера работы.

Так, в Положении можно прописать, что «разъездным считается характер работы, при котором сотрудник более 5 часов в течение рабочего дня проводит в поездках за пределами территории работодателя» или «при разъездном характере работы сотрудник для исполнения своих служебных обязанностей регулярно (не реже 7 раз в течение рабочей недели) совершает поездки за пределы территории работодателя». Утвердить перечень должностей с разъездным характером работы целесообразно отдельным приказом, поскольку перечень периодически может пополняться или изменяться, а издать новый Приказ проще, чем вносить изменения во все Положение.

! Обратите внимание: разъездной характер работы предполагает регулярные поездки сотрудника при исполнении своих трудовых функций, а не разовые. То есть командировки раз в месяц не могут расцениваться как разъездной характер работы. Указание на разъездной характер работы обязательно должно содержаться в трудовом договоре с работником.

2. Должностная инструкция сотрудника.

В должностной инструкции должны быть четко прописаны трудовые обязанности, предполагающие регулярные поездки. Например, такие обязанности, как выезд к клиентам для устранения неполадок (установки, настройки и т.д.), выезд к потенциальным клиентам для проведения переговоров (демонстрации продукции, заключения договоров), доставка корреспонденции контрагентам и другие обязанности.

3. Соглашение между работником и работодателем об использовании личного транспорта в служебных целях.

Такое соглашение может содержаться в трудовом договоре, а может быть оформлено как отдельное дополнительное соглашение к трудовому договору.

Я рекомендую второй вариант, поскольку условия соглашения могут изменяться (при покупке нового автомобиля, при изменении суммы компенсации или размера возмещения расходов), и гораздо удобнее в этом случае просто сделать новое дополнительное соглашение, чем вносить изменения в пункты трудового договора.

В Соглашении об использовании личного автомобиля в служебных целях необходимо зафиксировать следующую информацию:

  • Характеристики транспортного средства (тип ТС (легковой, грузовой), марка, год выпуска, регистрационный знак, рабочий объем двигателя и другие существенные характеристики);
  • Размер компенсации;
  • Расходы, которые подлежат возмещению, их размер (или порядок расчета) и порядок подтверждения;
  • Порядок и сроки выплаты компенсации и сумм возмещения расходов.

К Соглашению необходимо приложить копию паспорта транспортного средства и копию свидетельства о государственной регистрации транспортного средства. В том случае, если работник управляет автомобилем, не принадлежащим ему на праве собственности, помимо перечисленных документов требуется копия полиса ОСАГО, в который вписан данный сотрудник.

Скачать Образец соглашения об использовании личного транспорта в служебных целях

4. Приказ руководителя об установлении компенсации за использование личного транспорта и порядке возмещения расходов, связанных с его использованием.

Приказ составляется на основе Соглашения об использовании личного транспорта в служебных целях, закрепляет ответственных лиц и служит основанием для начисления и выплаты компенсации и возмещения расходов сотруднику.

Скачать Образец приказа о возмещении расходов в связи с использованием личного транспорта

Внимание!

5. Документы, подтверждающие фактическое использование работником личного транспорта в служебных целях и величину расходов, понесенных в процессе такого использования. Унифицированные формы таких документов, обязательные для применения, отсутствуют, поэтому работодатель вправе самостоятельно их разработать и утвердить.

Например, фактическое использование работником личного транспорта в трудовой деятельности могут служить путевой лист (по форме работодателя), ведомость разъездов сотрудника в служебных целях. Главное, чтобы эти документы содержали следующую информацию:

  • информацию о работнике и о транспортном средстве (на основе Соглашения);
  • информацию о маршруте следования с указанием пунктов назначения и километража. Маршрут следования должен однозначно свидетельствовать о служебном характере поездок.

Для возмещения сотруднику расходов, связанных с эксплуатацией личного автомобиля в служебных целях, необходимы документы, подтверждающие такие расходы:

  • чеки АЗС, чеки или квитанции услуг мойки машины, ремонтных работ и т.д.;
  • расчет произведенных расходов в денежном выражении. Например, расход топлива будет рассчитываться исходя из километража, подтвержденного документально, цены, указанной в чеках, и норм расхода топлива, утвержденных в Соглашении об использовании личного транспорта в служебных целях.

Наличие документов, перечисленных выше, является необходимым и достаточным условием для начисления и выплаты работнику компенсации за использование личного транспорта в служебных целях.

Кроме того, надлежащее документальное оформление позволит Вам избежать претензий со стороны налоговой инспекции и внебюджетных фондов.

А о том, как облагается страховыми взносами и НДФЛ компенсация за использование личного транспорта работникам читайте в следующей статье.

Законодательные  нормативные акты:

Трудовой кодекс РФ

Все Кодексы РФ опубликованы на Официальном интернет-портале правовой информации http://pravo.gov.ru/

♦  Рубрика: Все рубрики, Зарплата и кадры, Прочие расчеты с персоналом.

Возмещение транспортных расходов сотруднику – заявление, разъездного характера, в командировке, вид расходов, образец

Компенсация транспортных расходов сотрудникам: правила и порядок процедуры, размер и расчет

Нередко, работа многих граждан тесно связано с поездками. Одни сотрудники вынуждены посещать другие города или страны для встречи с партнерами, в обязанности других работников входит посещение различного рода структур, к примеру, налоговой инспекции.

Нередко, специфический рабочий режим вынуждает сотрудников возвращаться домой в позднее время.

Для большинства организаций, собственное транспортное средство, посредством которого персонал может выполнять свои обязанности роскошь. В таких случаях, работодатель компенсирует сотрудникам стоимость проезда.

Какие затраты подлежат возврату

Компенсация стоимости проезда представляет собой денежные выплаты, которые предусмотрены уставом компании с целью возмещения работникам финансовых затрат, связанных с выполнением их трудовых обязательств.

Подобные обязательства руководителей регламентированы не только внутренним уставом компании, но и установленным на территории РФ Трудовым Кодексом, регулирующим права и обязанности, как работников, так и руководителей.

Использование личного транспортного средства сотрудника в рабочих целях

В соответствии с установленными нормами, работник вправе требовать компенсацию за использование личного транспорта в рабочих целях.

Обязательство работодателя выплачивать компенсацию имеет юридическую силу лишь в том случае, если сотрудник заранее оговорил условия эксплуатации личного авто и получил его согласие.

Для справки. Договоренность между работодателем и сотрудником должна быть закреплена соответствующим договором (образец документа). Документ должен содержать в себе данные о сумме компенсации и особенностях выплаты, так как Законодательная база не регулирует финансовый вопрос.

Работодатель, в свою очередь должен возместить работнику следующие виды расходов:

  • использование машины;
  • износ средства передвижения.

Аренда авто у сотрудника

Установленными нормами предусмотрена возможность аренды организацией личного транспортного средства работника. Как показывает практика, такой вид договоренности схож с предыдущим, так в основном автомобилем управляет его владелец.

В таком случае, работодатель обязывается компенсировать следующие виды расходов разъездного характера:

  • аренда имущества;
  • растраты на ГСМ и технический осмотр авто;
  • ремонт средства передвижения;
  • содержание машины.

Как и в ранее описанном случае, работодатель и работник должны заключить договор, содержащий условия аренды и соответствующих выплат.

Приобретенные проездные билеты на общественном транспорте

На многих предприятиях можно выделить категорию сотрудников, которые по рабочим причинам регулярно пользуются общественным транспортом.

В таких случаях, работодатель должен возмещать стоимость проезда, осуществленного в служебных целях.

Компенсации стоимости проезда включает в себя следующие пункты:

  • цена проездного билета на любой тип общественного транспорта;
  • растраты на оформление проездных услуг;
  • растраты на приобретение постельных принадлежностей, к примеру, при поездке в поезде.

Стоит обратить внимание на тот факт, что сумма компенсации, а также перечень сотрудников, претендующих на выплаты, должен быть закреплен трудовым договором или нормативными актами.

Использование такси в рабочих целях

Нередко для рабочих целей у сотрудников возникает необходимость воспользоваться услугами такси. Как правило, услуга актуальна при маршруте отель – офис клиента – отель – аэропорт.

В том случае, если такой вид расходов целесообразен, работодатель должен их возместить работнику. Стоит отметить, что подобные растраты должны быть предусмотрены трудовым договором или нормативными актами.

Дополнительные траты

Трудовой кодекс предусматривает компенсацию работникам дополнительных расходов. В данном случае речь идет в основном о заграничных командировках.

Работодатель должен компенсировать следующие растраты:

  • расходы на оформление заграничного паспорта;
  • растраты на получение медицинского страхования;
  • уплата консульских и аэродромных комиссий;
  • оплата комиссий на право выезда или транзита транспортного средства;
  • суточные денежные средства;
  • оплата проживания в жилом помещении.

Таким образом, трудовой кодекс РФ защищает интересы работников, обязывая работодателей компенсировать затраченные денежные средства на проезд в рабочих целях.

Стоит отметить, что государственные нормы не регулируют маршрут сотрудника. Начальство вправе выбрать тип проезда до назначенного места на свое усмотрение. К примеру, вместо авиаперелета указать проезд на автобусе.

Оформление возмещения транспортных расходов сотруднику

Для возмещения транспортных расходов, сотрудники необходимо написать заявление на имя руководителя, в котором он просит вернуть затраченные средства.

Документ пишется в свободной форме, но он должен содержать в себе следующие пункты:

  • ФИО сотрудника;
  • дата поездки
  • адрес пункта назначения;
  • сумма затраченных денежных средств;
  • приложения (к примеру, квитанции, билеты и прочее).

Подтверждение

Для получения компенсации проезда в рабочих целях, работнику нужно предоставить руководителю не только соответствующее заявление, но и подтверждение расходов.

К документации, фиксирующей расходы сотрудников можно отнести следующее:

  • билеты, подтверждающие проезд до места командировки и обратно (железнодорожные, транспортные и прочие билеты);
  • посадочные талоны при авиаперелетах;
  • справка с железнодорожного вокзала, подтверждающая отсутствие прямого поезда (при проезде окружным путем);
  • справка с железнодорожного вокзала, подтверждающая отсутствие ежедневного рейса (необходима при переносе сроков командировки).

Оплата проезда в режиме онлайн

Интернет не только позволяет гражданам сэкономить временной ресурс при покупке билетов на любой вид транспорта, но и вызывает некоторые трудности. Нередко сотрудники организации задаются вопросом о том, как предоставить подтверждение приобретения билетов в режиме онлайн.

На самом деле процедура предельно проста. Сегодня каждое банковское учреждение располагает интернет — банкингом. Каждый клиент банка является обладателем личного кабинета, для оперативного осуществления финансовых операций.

Для подтверждения факта покупки билетов через Интернет, сотруднику достаточно распечатать квитанцию из личного кабинета или обратиться с этой просьбой к работникам банковской структуры.

Расходы на личном авто сотрудника

Что касается аренды авто у сотрудника или использования им в трудовых целях личного транспорта, прямого подтверждения расходов не требуется. Это связано с тем, что руководство и работник заранее в договоре фиксируют сумму оплаты такого вида проезда.

Работнику достаточно косвенно подтвердить проезд в место командировки, предоставив руководителю приказ об отправлении его в другой город или в иной пункт назначения в рабочих целях.

Компенсации при отсутствии подтверждающей документации

В том случае, если работник по завершении командировки не может предоставить подтверждающих документов, начальство вправке поступить следующим образом:

  • отказаться возмещать проездные расходы;
  • возместить лишь часть расходов, на свое усмотрение.

Сотруднику, при отсутствии документов необходимо написать заявление на имя руководителя в произвольной форме.

Документ должен содержать следующие данные:

  • ФИО сотрудника;
  • дата и время отъезда в рабочих целях;
  • используемый вид транспортного средства;
  • цену приобретенных билетов;
  • причину потери документов, подтверждающих покупку билетов.

В свою очередь, начальство, ознакомившись с заявлением должно сделать отметку, указав сумму компенсации или отказ возвращать затраченные денежные средства. По завершении, работник должен приложить заявление к авансовому отчету и передать в бухгалтерский отдел.

Стоит отметить, что руководитель государственных структур, даже при утере сотрудником подтверждающих расходы документов не может отказать в компенсации.

В соответствии с установленными нормами, запрещено ставить работников в худшее положение, чем установлено в Законодательной базе.

Таким образом, расчет компенсации будет происходить с учетом минимальной стоимости проезда:

  • железнодорожные средства передвижения – плацкартный вагон;
  • водное транспортное средство – каюта X группы, в случае речного транспорта – каюта III категории;
  • автомобильное средство передвижения – автобус общего типа.

С частными организациями дела обстоят иначе. Выплата компенсации напрямую зависит от внутреннего регламента компании, в котором руководство предусмотрело пути урегулирования вопрос возмещения стоимости проезда сотрудников.

Таким образом, Трудовой Кодекс РФ предусматривает право сотрудников, как государственных, так и частных предприятий, получать компенсацию в денежной форме за проезд в рабочих целях.

Руководитель должен обеспечить возмещение растрат работника, а он, в свою очередь, должен документально подтвердить факт растрат разъездного характера, связанных с выполнением трудовых обязанностей.

Компенсации работникам: виды и порядок расчета

Компенсация транспортных расходов сотрудникам: правила и порядок процедуры, размер и расчет

Компенсации работникам причитаются, если сотрудники понесли затраты, выполняя свои должностные обязанности. Полагающиеся работнику компенсации являются возмещением понесенных им расходов. Нередко компенсации путают с надбавками и доплатами, носящими компенсационный характер (ст. 129 ТК РФ).

Гарантии и компенсации работникам

О том, что такое гарантии и компенсации, выплачиваемые работникам, говорится в статье 164 ТК РФ.

Гарантии являются условиями, средствами и способами, благодаря которым обеспечивается предоставление работникам прав при социально-трудовых отношениях.

Компенсации – это финансовые средства, которые работники получают как возмещение расходов, понесенных при выполнении трудовых обязательств или обязанностей иного типа, о которых сказано в ФЗ.

Гарантии работникам предоставляют, как было отмечено ранее, чтобы осуществлять их права при социально-трудовых отношениях. Их характер бывает как организационным, так и материальным.

При предоставлении организационных гарантий сотрудников предприятий могут освобождать от трудовых обязательств в ситуациях, прописанных в законодательстве, предоставлять им другую работу, восстанавливать в должности в соответствии с решением компетентных органов, давать преимущества при реализации тех или иных прав и т. д.

Материальные гарантии предоставляют в виде денежных выплат и гарантийных доплат.

Гарантийные доплаты отличаются от выплат тем, что имеют прямую связь с выполнением гражданином своих трудовых обязательств. Помимо этого, если выплаты гарантийного типа заменяют заработную плату, то доплаты являются полной её заменой. Гарантийные доплаты прибавляют к заработной плате, начисленной по факту за отработанное время или выпущенные товары.

Гарантийные доплаты предоставляются в случае, когда заработную плату сотрудника компании понижают из-за обстоятельств, на которые он не может повлиять.

Речь в данном случае идет о доплатах до среднего заработка или установленной законодательством его части, если не выполняются трудовые нормы (ст. 155 ТК РФ), изготавливается бракованная продукция (ст. 156 ТК РФ), наблюдается простой (ст.

157 ТК РФ), осваиваются новые производства (ст. 158 ТК РФ), сотрудника переводят на другое постоянное место работы с более низкой заработной платой (ст. 182 ТК РФ).

Гарантийные выплаты предоставляются работнику, если он также прекращает получать заработную плату вследствие обстоятельств, на которые не способен повлиять. К гарантийным выплатам относят:

  • пособия в связи с временной нетрудоспособностью (ст. 183 ТК РФ)
  • выплаты из-за профессионального заболевания или несчастного случая на производстве (ст. 184 ТК РФ)
  • пособия, выдаваемые в период медицинского обследования (ст. 185 ТК РФ)
  • выплаты для доноров (ст. 186 ТК РФ)
  • выплаты при повышении квалификации (ст. 187 ТК РФ).

Нередко выдача гарантийных выплат осуществляется, когда трудовой договор прекращает действовать. Речь здесь может идти о выходном пособии, оплате вынужденного прогула и периоде задержки выплат при увольнении.

У гарантийных выплат есть своя специфика.

Они не являются вознаграждением за трудовую деятельность, поскольку факт их выдачи и сумма не зависят от качества и количества труда, затраченного работником в тот промежуток времени, за который они были предоставлены.

Задача гарантийных выплат – предотвращение возможных потерь в заработной плате по причине того, что работник предприятия вынужденно приостанавливает выполнение своих трудовых обязательств.

Как правило, сумма таких выплат равна средней заработной плате работника или отдельной ее части. Иногда их размер устанавливают в соответствии с окладом или тарифной ставкой.

Важно!

Имеются строго прописанные случаи, когда человек продолжает выполнять свои должностные обязанности, но из-за ряда обстоятельств не в полном объёме, предусмотренном в трудовом договоре, однако продолжает получать оклад в обычном размере. В подобных ситуациях к зарплате работника прибавляют гарантийные доплаты.

Цель компенсаций – возмещение сотруднику расходов, которые он понес при выполнении трудовых обязательств. Компенсации, выплачиваемые работникам, всегда являются денежными выплатами, сумма их соизмерима с размером понесенных ими затрат.

Правила, по которым должна осуществляться любая выплата компенсации работникам

Правило 1. Состав компенсационных выплат необходимо определять верно

В заработную плату входит несколько составляющих (ст. 129 ТК РФ). Это:

  1. Сумма вознаграждения за проделанную работу. Размер выплат зависит от квалификации сотрудника, сложности его трудовых обязанностей, количества и условий работы, итогов его деятельности. 
  2. Часть компенсационных и стимулирующих выплат. С этой составляющей заработной платы бухгалтеры предприятий испытывают наибольшие затруднения.

В компенсационную часть зарплаты входят:

  • надбавки и доплаты за труд в условиях, не являющихся нормальными
  • надбавки и доплаты за труд на радиоактивных загрязненных территориях и условиях особого климата, льготы и компенсации работникам за условия труда
  • другие надбавки и доплаты.

Надбавки и доплаты, которые включает в себя компенсационная часть зарплаты:

  1. Оплата труда при проведении работ разного квалификационного уровня.
  2. Оплата труда, если имеет место совмещение должностей (профессий), расширяются зоны обслуживания, увеличивается объем работы при выполнении обязательств временно отсутствующего сотрудника, при этом работник не освобождается от своих непосредственных обязанностей, прописанных в трудовом договоре.
  3. Оплата в условиях временного замещения.
  4. Оплата сверхурочных часов.
  5. Оплата труда по ночам, по выходным и нерабочим праздничным дням.
  6. Компенсации работникам за вредные условия труда или работу, выполняемую на особых условиях.

Правило 2. НДФЛ налагается на компенсации работникам, входящие в зарплату

В соответствии с гл. 23 НК РФ компенсационные выплаты – это доход сотрудника предприятия, поэтому начисленные средства нужно облагать налогом на доход физлиц.

Правило 3. Компенсационные выплаты, как составную часть заработной платы, включают в затраты по налогу на прибыль 

Допускается включение компенсационных выплат в расходы на заработную плату при расчете налога на прибыль (подп. 3 ст. 255 НК РФ). Отметим, что о выплатах данного типа должно быть сказано в трудовых договорах (контрактах) и (или) коллективных договорах.

Правило 4. Компенсационные выплаты, входящие в состав заработной платы, учитываются при расчете средней зарплаты

Размер средней заработной платы определяет сумму выплат, необходимых работнику для пребывания в служебной командировке, в отпуске, для обучения при повышении квалификации. При расчете среднего заработка учитывают все типы выплат, предусмотренные системой оплаты труда и используемые работодателем, вне зависимости от того, кто является источником данных выплат (п.

2 Постановления Правительства PФ от 24.12.2007 № 922). В соответствии с подпунктом «л» п.2 Постановления №922 разрешено включение компенсационных выплат в расчет средней заработной платы. При этом требуется соблюдение следующего условия: об указанных выплатах должно быть сказано в локальных нормативных актах предприятия (к примеру, в Положении об оплате труда).

Правило 5. Компенсационные выплаты учитывают при расчете пособия по временной нетрудоспособности и при расчете детского пособия

В среднюю заработную плату, в соответствии с которой рассчитывается размер пособий временной нетрудоспособности, по родам и беременности, ежемесячных пособий по уходу за ребенком включают все выплаты и иные вознаграждения, на которые были начислены взносы за страхование в ФСС РФ (п.2 ст. 14 3акона от 29.12.2006 №255-Ф3).

Страховые взносы производятся из компенсационных выплат. В связи с этим допускается их включение в расчет вышеперечисленных пособий. Нормы действующего законодательства при этом не нарушаются. 

Основные виды компенсации работникам

Компенсации за служебные командировки

Между компенсационными выплатами, о которых было сказано выше, и выплатами иного типа, предусмотренными ст. 129 ТК РФ, есть существенные различия. Во втором случае речь идет о компенсационных и стимулирующих выплатах, входящих в зарплату. Следовательно, на выплаты данного типа налагается НДФЛ, как на доход сотрудника предприятия.

При этом компенсирующие выплаты, сумму которых работодатель самостоятельно устанавливает для того или иного работника, руководствуясь п.3 ст. 217 НК РФ, не облагаются НДФЛ. Такие компенсации работникам (ТК РФ) – это суточные, оплата проезда, проживания в командировках.

Служебные командировки – любые поездки сотрудника по рабочим делам, когда его деятельность не связана с поездками, не обладает разъездным характером и не выполняется в пути. По статье 167 ТК РФ работнику возмещают все командировочные расходы – работодатель делает определенные денежные выплаты под отчет.

Совет!

В ходе командировки работник несет расходы не в своих интересах, а в интересах работодателя, поскольку, в соответствии со ст. 166 ТК РФ, служебная командировка – это поездка, в которую сотрудник предприятия отправляется по поручению руководителя для выполнения служебного задания (п. 6 информационного письма Президиума ВАС РФ от 14.0З.08 г. N 106).

НДФЛ не облагается оплата услуг ВИП-залов в аэропортах. Данная сумма является компенсационной выплатой по возмещению затрат сотрудника, которые он понес, чтобы выполнить трудовые обязательства вне постоянного рабочего места.

При этом на предприятии в локальном акте должно быть сказано о необходимости предоставления подобной компенсирующей выплаты специалистам, если руководство направляет их в служебные командировки для решения производственных задач (в соответствии с постановлением ФАС Восточно-Сибирского округа от 4.03.08 г. N А33-12597/07-Ф02-598/08).

Получите бесплатную юридическую консультацию, задав вопрос в форме ниже!

Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

We would like to keep you updated with special notifications.